Translate this Article...
Dalam modul pertama iaitu Asset Management, kita telah mempelajari bagaimana kaedah gerak kerja atau cara bagi proses pembelian diantara pihak pembeli (purchaser) dan pihak pembekal (supplier). Gerak kerja yang telah dilakukan (sila rujuk lampiran) pula menunjukkan bagaimana pembelian peralatan secara pukal yang melibatkan kos yang tinggi dengan syarikat pembekal yang cekap dan efisyen. Sebelum saya mengulas lebih lanjut berkaitan modul ini, saya akan menerangkan bagaimana proses pembelian berlangsung mengikut carta aliran yang telah ditetapkan. Pertama, kita hendaklah menspesifikasikan atau mengenal pasti perkakasan dan peralatan rosak yang perlu diganti. Kemudian, kita hendaklah memeriksa bekalan stok peralatan tersebut di tempat penyimpanan barang sekiranya kita menyediakan peralatan tambahan sebagai alat ganti. Ini bagi memudahkan kita menggantikan segera peralatan yang rosak tersebut.
Sebagai pihak pembeli atau (purchaser), langkah pertama dalam proses pembelian adalah mendapatkan permintaan sebut harga daripada pihak pembekal berkaitan peralatan yang ingin dibeli oleh pembeli. Kebiasaannya pihak pembeli akan menghantar permintaan sebut harga lebih daripada satu syarikat untuk membuat perbandingan. Setelah itu, pihak pembekal akan membalas dan memberikan sebut harga kepada pihak pembeli samada beserta katalog dan pamplet bagi memberikan maklumat terperinci tentang serta harga barangan yang akan dibekalkan tersebut. Pada peringkat ini, pembeli boleh memilih pembekal daripada senarai pembekal yang diluluskan. Antara ciri-cirinya adalah mengenakan harga yang berpatutan, kualiti yang tinggi, penghantaran yang cepat, keaslian, servis yang efisyen, menyediakan tuntutan jaminan, serta menyediakan perkhidmatan nasihat.
Selepas memilih syarikat pembekal yang layak dan memenuhi kehendak pembeli, maka pihak pembeli akan menyediakan borang dokumen pesanan belian (purchase order,PO) kepada pihak pembekal dan mendapatkan persetujuan pihak pembekal untuk membekalkan peralatan tersebut.
Setelah itu, sekiranya pihak pembekal bersetuju, pihak pembekal akan memberikan persetujuan untuk membekalkan peralatan terbabit (reply purchaser order).
Apabila persetujuan ini telah dibuat, maka pihak pembekal akan menghantar peralatan yang dipesan (delivery order, DO) beserta tuntutan bayaran (invoice). Seterusnya pihak pembeli akan menyediakan bayaran kepada pihak pembekal (payment voucher) dan juga cek. Proses pembelian ini anda boleh merujuk kepada lampiran yang telah saya sediakan untuk melihat setiap peringkat dan tatacara bagaimana setiap proses tersebut disediakan, dipersetujui, ditandatangani, dan lain-lain lagi.
