Translate this Article...
TAJUK : MENYUSUN AKTIVITI KERJA SENDIRI
TUJUAN: Modul ini akan memberikan pengetahuan dan kefahaman mengenai aktiviti kerja di tempat kerja untuk meningkatkan kebolehan pelatih.
1 MEMAHAMI BENTUK KERJA
Pertama sekali pekerjaan dikaji untuk mengetahui tugasan, kerja dan tanggungjawab yang perlu dilakukan. Maklumat ini kemudiannya digunakan untuk menentukan tahap pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang diperlukan bagi seseorang melakukan pekerjaannya dengan memuaskan. Aspek-aspek lain dalam pekerjaan tersebut seperti peralatan atau material yang digunakan atau perkhidmatan yang dilakukan akan diteliti kemudiannya.
Tajuk pekerjaan menunjukkan sejelas yang mungkin bagaimana fungsi pekerjaan ini dilakukan dan tahap pekerjaan ini dalam fungsinya. Ringkasan pekerjaan seharusnya menerangkan dengan setepatnya tujuan keseluruhan pekerjaan ini.
Tujuan seharusnya disampaikan dalam satu ayat dengan gambaran luas mengenai pekerjaan ini yang akan membezakannya dengan jelas dari pekerjaan lain dan menjelaskan peranan pemegang jawatan dan sumbangannya ke arah mencapai objektif organisasi dan fungsi individu atau unit. Biasanya yang paling sukar untuk ditulis ialah tugas yang perlu dilakukan. Ia sepatutnya memberitahu apa yang sedang dibuat, bagaimana ia dibuat dan ada kalanya dinyatakan juga tujuan setiap tugas ini.
2 MENENTUKAN HASIL YANG DIINGINI DAN KEKANGAN
Fikir sebaiknya mengenai hasil yang penting kepada anda. Tuliskan dengan spesifik yang boleh. Nyatakan secara spesifik dengan tepat apa yang mahu anda capai dan bila anda mahu mencapainya. Jika anda mempunyai pelbagai keutamaan dalam lapangan yang sama (peribadi atau profesional) cuba pilih hanya satu atau dua pada permulaannya atau cuba
Pecahkan setiap gol kepada komponen aktivitinya; kenalpasti apakah langkah yang diperlukan untuk mencapai gol. Kenalpasti keperluan dan sumber yang anda perlukan yang berkaitan dengan setiap langkah aktiviti. Ini membantu anda menyusun ke arah kejayaan dan membantu apa yang anda perlukan untuk bergerak ke depan iaitu ke arah pencapaian gol. Penentuan sumber sangat penting jika pencapaian gol memerlukan kerjasama atau bantuan orang lain.
Produktiviti pekerja ialah ukuran keefisienan dan keberkesanan persembahan. Terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi kedua-duanya pada seseorang pekerja. Ketidakhadiran adalah kegagalan untuk melapor diri ke tempat kerja. Sukar untuk melakukan kerja jika pekerja tidak hadir. Walaupun ketidakhadiran tidak akan boleh dihapuskan secara total, tahap yang berlebihan akan mempunyai impak secara terus dan segera ke atas fungsi organisasi.
Sikap adalah kenyataan bernilai, samada disukai atau tidak, yang berkenaan dengan objek, manusia mahupun acara. Ia mereflek bagaimana individu merasakan mengenai sesuatu. Apabila seseorang berkata �saya suka pekerjaan saya�, beliau mengekspresikan sikap beliau terhadap pekerjaan beliau. Untuk mendapatkan kefahaman yang lebih baik mengenai konsep sikap, ia boleh dilihat sebagai terdiri dari tiga komponen: kognitif, afektif dan tingkahlaku.
Komponen kognitif terdiri dari kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan maklumat yang dimiliki oleh seseorang. Kepercayaan bahawa diskriminasi itu salah menunjukkan komponen kognitif.
Komponen afektif adalah bahagian emosional atau perasaan pada sikap. Komponen tingkahlaku merujuk kepada tujuan untuk berkelakuan dalam cara tertentu terhadap seseorang atau sesuatu. Tetapi untuk tujuan penjelasan, ingat bahawa istilah sikap biasanya merujuk kepada komponen afektif.
3 MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH BERSESUAIAN
Jika anda lihat dengan mendalam apakah itu organisasi dan bagaimana ia bekerja, anda akan menyedari sebenarnya ia terdiri dari beribu-ribu tugasan. Tugasan ini dikumpulkan menjadi pekerjaan. Pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang dalam organisasi tidak sepatutnya terjadi secara tidak sengaja. Pekerjaan seharusnya direka dengan sengaja dan difikirkan untuk mereflek kehendak persekitaran yang sentiasa berubah, seperti juga teknologi, kemahiran dan keupayaan organisasi dan pilihan pekerjanya. Apabila pekerjaan direka dengan tujuan ini berada dalam fikiran, pekerja akan bermotivasi untuk bekerja lebih kuat.
3.1 Job Enlargement
Pekerjaan direka dengan menumpukan kepada membuatkan kerja menjadi semakin kecil dan lebih khusus. Tetapi bila pekerjaan disempitkan fokusnya dan sangat terkhusus, cabaran terbesar ialah memotivasikan pekerja.
Salah satu usaha terawal ialah mengatasi kelemahan pengkhususan yang terlibat dalam pembesaran melintang sesuatu pekerjaan dengan meningkatkan bidang tugas � jumlah tugasan berbeza diperlukan dalam sesuatu pekerjaan dan kekerapan tugasan ini diulang. Jenis rekaan pilihan pekerjaan ini dinamakan job enlargement.
Usaha yang memfokus hanya kepada pembesaran tugas akan menghasilkan keputusan yang tidak menarik. Kebanyakan usaha job enlargement menambahkan beberapa cabaran dan sedikit makna kepada aktiviti pekerja, walaupun ia bertujuan untuk mengurangkan kepelbagaian pekerjaan yang terlebih khusus.
3.2 Job Enrichment
Satu lagi pendekatan untuk mencipta pekerjaan bermotivasi ialah dengan pembesaran vertical pekerjaan dengan menambah perancangan dan menilai tanggungjawab � job enrichment. Ia meningkatkan kedalaman pekerjaan, iaitu darjah kawalan pekerja terhadap pekerjaan mereka.
Dalam perkataan yang lain, pekerja mempunyai kuasa untuk menganggap beberapa tugasan secara tipikalnya dibuat oleh pengurus. Oleh itu, tugas dalam pekerjaan enriched membolehkan pekerja membuat aktiviti sepenuhnya dengan kebebasan, independence dan tanggunggangjawab yang lebih. Walaupun job enrichment boleh meningkatkan kualiti hasil kerja, motivasi dan kepuasan pekerja, bukti kajian dalam penggunaan program job enrichment adalah meragukan.
3.3 Model Karekteristik Pekerjaan (JCM)
Walaupun banyak organisasi telah mengimplementasikan program job enlargement dan job enrichment serta telah mendapat hasil yang bercampur-campur, tidak ada satu pun pendekatan rekaan pekerjaan ini yang memberikan rangkakerja berkonsep untuk menganalisa pekerjaan atau untuk memberi panduan kepada pengurus mencipta pekerjaan yang bermotivasi.
JCM menawarkan rangkakerja ini. Ia mengenalpasti lima karekteristik pekerjaan utama, hubungan sesamanya dan impaknya terhadap produktiviti, motivasi dan kepuasan pekerja.
Menurut JCM, sebarang pekerjaan boleh diterangkan dalam terma dimensi lima teras yang didefinisikan sebagai:
(a) kepelbagaian kemahiran
tahap di mana sesuatu pekerjaan memerlukan kepelbagaian aktiviti supaya seseorang pekerja boleh menggunakan sejumlah kemahiran dan bakat yang berbeza.
(b) pengenalpastian tugasan
merujuk kepada sesuatu pekerjaan memerlukan kesudahan kerja yang dikenalpasti
(c) signifikan tugasan
tahap di mana sesuatu pekerjaan mempunyai impak mencukupi terhadap kehidupan dan pekerjaan orang lain
(d) autonomi
merujuk kepada sesuatu pekerjaan yang memberikan kebebasan yang mencukupi, kebebasan dan pilihan kepada individu dalam menjadualkan kerjanya dan menentukan prosedur yang akan diguna dalam menjayakannya
(e) tindakbalas
tahap di mana aktiviti kerja yang perlu dilakukan dalam pekerjaannya membolehkan individu mendapat maklumat secara langsung dan jelas mengenai keberkesanan kebolehannya.
4 MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA
4.1 Mencari Apa yang Perlu Dibuat untuk Memenuhi Masa
Satu bahagian penting dalam memfokus hasil ialah mencari apa yang perlu difokus! Ramai orang bekerja dengan teruk sepanjang hari tetapi hanya melakukan sedikit sahaja kerja yang sebenarnya tidak memberi kesan ke atas kualiti pekerjaan mereka. Bahagian ini menumpukan kepada tiga kawasan � menjelaskan apa yang anda gemari, memahami apa kekuatan anda dan kelemahannya, dan melakukan pekerjaan anda dan apa yang memberikan persembahan yang cemerlang.
4.2 Membuat Apa yang Anda Gemari
Adalah penting bagi kualiti kehidupan anda sendiri untuk berasa seronok dengan pekerjaan anda. Jika anda tahu apa yang anda gemari dan apa yang anda tidak sukai, anda akan berupaya untuk membawa pekerjaan anda melakukan kerja-kerja yang anda gemari. Ini penting kerana anda akan membuat kerja dengan lebih berkesan jika anda menggemarinya berbanding jika anda membencinya. Semestinya setiap pekerjaan mempunyai elemen yang tidak disukai dan cerewet � penting untuk anda melakukan bahagian ini dengan sebaiknya. Dan, ia bergantung kepada anda untuk meminimumkan masa yang anda gunakan melakukan kerja yang tidak disukai ini.
4.3 Menumpukan Kepada Kekuatan Anda
Adalah penting untuk mengetahui apa bakat dan kelemahan anda. Satu cara yang baik ialah dengan mengadakan analisa SWOT. Ini memberikan satu pendekatan formal untuk menilai kekuatan dan kelemahan anda, dan peluang serta ancaman yang anda hadapi. Logik bagi kita untuk mencari pekerjaan yang sesuai dengan kekuatan kita serta tidak mengambilkira kelemahan yang kita ada.
4.4 Memahami Bagaimana Menjadi Cemerlang Dalam Pekerjaan Anda
Satu cara cemerlang untuk memastikan yang anda menumpukan kepada perkara yang betul ialah dengan bersetuju dengan majikan anda.
Anda patut bertanya soalan di bawah:
� Apakah tujuan pekerjaan ini?
� Apakah ukuran kejayaannya?
Cari bagaimana majikan menentukan samada anda bagus dalam pekerjaan anda atau tidak. Cari apakah kunci sasaran yang perlu dicapai, dan bagaimana pencapaian akan diukur.
� Apakah kebolehan yang luar biasa?
Cari apakah yang dianggap sebagai kebolehan luar biasa dan cari bagaimana untuk mencapainya.
� Apakah keutamaan dan masa tempoh tamat?
Anda perlu tahu ini supaya apabila anda dibeban dengan kerja, anda tahu apa yang patut difokus.
� Apakah sumber yang ada?
Ini memastikan yang anda menggunakan semua perlatan yang anda perlukan.
� Apakah kos yang boleh diterima?
Ini membolehkan anda tahu sempadan pergerakan anda.
� Bagaimana ini melibatkan orang lain?
� Apakah gambaran jelas bagaimana anda harus bekerja?
Jika anda mempunyai jawapan kepada soalan ini, anda akan tahu bagaimana untuk melakukan pekerjaan anda setepatnya dengan cara yang betul. Jika anda tahu kebolehan luar biasa, anda boleh merancang untuk mencapainya menggunakan semua sumber yang ada.
Terdapat tiga cara menentukan keutamaan kerja:
(a) menumpukan kepada apa yang menyeronokkan anda
(b) menggunakan analisa SWOT untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan. Ini membantu anda untuk memainkan kekuatan anda, meminimumkan kelemahan, dan bergerak ke arah yang betul.
(c) Akhirnya ia menjelaskan bagaimana menjelaskan pekerjaan anda dengan majikan anda, dan menumpukan kepada melakukan kerja dengan sebaiknya dalam lapangan yang beliau anggap sangat penting.
Dengan menumpukan kepada keutamaan yang betul, anda akan memastikan yang anda selalu bekerja seefektif yang boleh.
5 TEKNIK PENGURUSAN MASA BERKESAN
Pengurusan masa adalah lebih daripada menguruskan masa anda. Ianya mengenai mengurus diri sendiri dan berkait dengan masa. Ianya mengenai menetapkan keutamaan dan berkuasa terhadap keadaan dan penggunaan masa anda. Ia bermakna mengubah tabiat atau aktivti yang menyebabkan kita membazir masa. Ianya berkenaan rela untuk bereksperimen dengan berbagai kaedah dan ide yang membolehkan anda mencari cara yang paling baik untuk menggunakan masa dengan semaksimumnya.
o semestinya semua yang kita lakukan memerlukan masa
o beberapa acara/aktiviti adalah sangat terkawal: mesyuarat, tanggungjawab keluarga, tugasan kerja
Beberapa aktiviti dikawal secara dalaman: berbual di telefon, komitmen dalam kelab atau projek atau hanya �melepak�.
Pengurusan masa yang baik ialah:
o Menetapkan gol yang bijak yang boleh dicapai secara realistik
o Mengadakan keutamaan
o Mengambil tanggungjawab sepenuhnya untuk kegunaan anda atau mencabul sumber berharga yang dinamakan sebagai masa
Lihat kembali setiap keperluan ini untuk memastikan yang anda memahami cabaran dalam pengurusan masa.
(a) Jangan mencipta keadaan yang mustahil
i) cubaan bekerja 40-jam seminggu sepenuhnya dan mengambil beban akademik penuh (12 jam) adalah situasi yang mustahil
ii) kaji semula kewajipan luaran anda
iii) periksa setiap satunya secara realistik apabila anda menyiapkan jadual semester baru
(b) Takrifkan keutamaan anda
i) semua pengurusan masa yang berjaya bermula dengan perancangan
ii) gunakan kalendar mingguan dan senaraikan apa yang perlu dilakukan setiap hari
iii) tulis semua perkara yang anda mahu lakukan pada hari ini, termasuk aktiviti peribadi seperti panggilan telefon dan membeli belah
iv) senarai ini ialah peringatan
v) gunakan ia untuk menetapkan keutamaan harian � apa yang perlu dilakukan hari ini? Apa yang boleh ditunda? Tulis senarai baru setiap pagi.
vi) Gunakan ia untuk menggambarkan apa yang mesti anda lakukan dalam hari baru itu, memberikan fokus kepada aktiviti hari-hari anda.
(c) Adakah anda terkesan dengan krisis terkini atau tarikh tempoh tamat yang semakin hampir?
i) krisis pengurusan, atau ketiadaannya, tidak menyebabkan perkara rutin atau untuk berseronok dengan perkara ringkas dalam kehidupan
ii) adakah anda diganggu dengan kurang penumpuan dan fokus?
(d) kesukaran boleh diimbangi dengan membuat senarai apa yang perlu dilakukan setiap hari, dan senarai mingguan, bulanan dan gol jangka panjang.
i) apakah sekatan emosi yang mengganggu kejayaan akademik?
ii) Ini termasuklah kebosanan, berangan-angan, stres, rasa bersalah, kemarahan dan kecewa � semuanya mengurangkan tumpuan dalam kelas.
(e) stres boleh membawa kepada gangguan yang semestinya memusnahkan jadual anda
untuk mengekalkan fizikal yang sihat. Ya, anda boleh jadualkan masa kualiti baik untuk bersenam dan tidak berasa bersalah, mengetahui bahawa anda akan kekal sihat dalam jangka masa panjang.
(f) bersenam ialah cara terbaik yang diketahui untuk mengurangkan stres disebabkan kebimbangan. Lain-lain gangguan besar termasuklah: telefon, televisyen dan kawan-kawan.
(g) Adakah anda mengambil tanggungjawab untuk mengurus komoditi anda yang paling berharga iaitu masa?
i) adakah anda mengelakkan gangguan bunyi persekitaran apabila anda belajar?
ii) adakah anda mendisiplinkan diri untuk menutup deringan di telefon atau menghadkan menonton TV?
iii) adakah kawan-kawan anda singgah dan tanpa sengaja menarik anda dari keutamaan yang telah anda adakan?
Faedah pengurusan masa
i) menghapuskan penangguhan
ii) berasa lebih terkawal
iii) mengurangkan stres
iv) menyiapkan lebih banyak tugasan dan meningkatkan kejayan
v) lebih banyak masa terluang
6 TANGGUNGJAWAB PEKERJAAN DAN ACCOUNTABILITY
6.1 Tanggungjawab
Seseorang atau sesuatu jawatan diperlukan untuk menyiapkan sesuatu tugasan. Setiap tugasan memerlukan orang atau jawatan yang bertanggungjawab ke atasnya. Berbagai orang atau jawatan boleh dipertanggungjawabkan untuk menyiapkan sesuatu tugasan.
Pencapaian gol termasuk tarikh tamat untuk gol peribadi atau gol berkaitan kerja seperti tarikh tamat laporan.
Tanggungjawab seseorang pekerja terhadap organisasinya:
(a) memberikan yang terbaik dalam kerja yang perlu dilakukannya
(b) perlu tahu batasannya
(c) mengetahui objektif dan gol organisasi
(d) menghormati dan mematuhi ketua
(e) memahami bahawa ketuamempunyai hak untuk membuat keputusan
(f) setiap orang bertanggungjawab terhadap kejayaan organisasi
6.2 Accountability
Seseorang atau sesuatu jawatan yang accountable untuk sesuatu tugasan bertanggungjawab untuk memastikan yang ia disiapkan pada masanya dan dalam apa juga cara yang memenuhi tuntutannya. Orang atau jawatan yang accountable tidak perlu melakukan tugasan ini secara fizikal. Accountability perlu difokus kepada orang yang bertanggungjawab apabila perlu. Accountability mesti diletakkan dalam semua tugasan.
(a) Menyiapkan Semua Kerja dengan Tepat, Sah dan Tersusun
Penting dalam kejayaan anda untuk menyiapkan kerja dengan betul, sah dan tanpa kesilapan. Kerja yang cuai akan merugikan syarikat. Majikan mengharapkan kerja anda dan stesen kerja anda dalam keadaan yang tersusun. Kualiti kerja anda ialah refleks kepada keupayaan anda. Apabila anda bekerja dengan tepat, sah dan tersusun, anda memiliki soft skill karier yang diperlukan.
(b) Mengakui Apabila Kesilapan Dibuat
Setiap pekerja dibayar untuk melakukan kerjanya dengan betul. Kesilapan akan menyebabkan kerja, masa, dan usaha yang bertambah. Lebih baik anda dan syarikat anda mencari kesilapan anda dan membetulkannya. Terima tanggungjawab terhadap sebarang tindakan dan kesilapan anda. Meminta maaf terhadap kesilapan anda melegakan ketegangan antara sesama pekerja. Apabila anda mengakui kesilapan anda, anda mempunyai soft skill karier yang diperlukan.
(c) Membetulkan Kesilapan
Majikan, penyelia, dan rakan sekerja mengharapkan anda untuk mencari dan membetulkan kesilapan yang anda lakukan. Adalah tidak jujur bila kesilapan tidak dibetulkan atau tidak diakui. Rakan sekerja mungkin terpaksa membetulkan kesilapan dan/atau memikul kesilapan anda. Apabila anda tidak membetulkan kesilapan anda, rakan sekerja atau pelanggan akan dilukai. Kesilapan sangat merugikan syarikat. Ia mengambil masa tambahan untuk membetulkannya dan boleh menyebabkan kerugian kepada pelanggan. Apabila anda membetulkan kesilapan anda, anda mempunyai soft skill kareer yang diperlukan.
(d) Menerima Cadangan dari Penyelia untuk Meningkatkan Tabiat Kerja
Penyelia mahukan pekerjanya berjaya. Rakan sekerja akan bermasalah jika anda tidak mahu menerima cadangan untuk memperbaiki kerja anda. Pekerja yang menerima cadangan dan menunjukkan peningkatan akan dihargai oleh majikan. Bila anda menerima cadangan dari penyelia dan memperbaiki kerja anda, anda mempunyai soft skill karier yang diperlukan.
(f) Menyelesaikan Masalah atau Mencari Bantuan untuk Menyelesaikan Masalah
Menyelesaikan masalah dan mengetahui bila perlu meminta bantuan adalah penting kerana kemahiran ini:
o meningkatkan nilai anda kepada syarikat
o memuaskan hati pelanggan
o membina kerja berpasukan antara rakan sekerja
o menjimatkan duit syarikat
(g) Meminta Lebih Maklumat Bila Diperlukan
Mempunyai maklumat diperlukan untuk menyiapkan tugasan membantu anda membuat kerja dengan betul. Adalah lebih baik untuk meminta maklumat daripada meneruskan kerja dan membuat tugasan yang salah. Apabila anda tidak memahami pekerjaan anda dan meminta lebih maklumat untuknya, anda mempunyai soft skill karier yang diperlukan.
(h) Menilai Kualiti Kerja yang Disiapkan
Majikan mempunyai piawai kualiti untuk menilai kerja anda. Adalah penting untuk mengkaji semula kerja anda untuk mencegah kesilapan. Apabila anda memenuhi atau melebihi piawai syarikat anda dengan menilai kerja anda, anda mempunyai soft skill karier yang diperlukan.
